工物科协自述文档

工物科协通讯录

信息正在统计中$\cdots$

32 届科协工作计划

计划生效时间：2025 年春季学期开始全面执行

仅作为参考指导方针

科协工作年鉴表

• 建立完善科协事务年鉴表
  • 四大赛事年鉴
  • 科创活动和 STEPS 年鉴
  • 宣传文艺工作年鉴
  • 技术工作与科协设备年检
  • 科协内部常务工作年鉴
• 科协资料保存
  • 历届科协影像和文件资料
  • 历届科协成员通讯录
  • 历届科协资产和器材保存清单
• 本科生科创规划指导书
  • 学业课程规划指导
  • 科创活动规划指导
  • 科创社工规划指导

科协赛事策划

科协赛事策划

• 辐射成像大赛
  • 新增辐射成像赛事
  • 同方威视支持
  • 第一届辐射成像大赛——器官分割
    • 由邱睿老师提供赛事指导
    • 使用 AMOS 公开数据集作为赛事题目
      • 防止标注测例泄漏严格保密赛题数据集出处
      • 使用 80% 数据作为训练集
      • 10% 数据作为公开测例，10%数据作为隐藏测例
    • 与 GhostHunter 共同搭建赛事评分网站
    • 开展赛事宣讲会和培训会
    • 设置赛事奖励
      • 赛事奖金
      • 赛事奖品
• 新生 C 语言调研赛
  • 新生 C 语言改为和核工程赛事，未被校团委未收录
  • 核工程数值计算，可以联系张汉。
  • 核工程课程结合可能性，王侃和余刚林
  • 找中核
• Ghost Hunter
  • Ghost Hunter 扩大规模，与 Juno 合作
• 新生调研赛
  • 联系工程物理学概论老师，赛课结合
• 智能车大赛
  • 邀请车辆系和自动化系，联合自动化系老师以及科协
  • 与公司合作得到赞助，如美团
  • 参与全国性的比赛并获奖
  • 坚持与智能车赛课结合

科协部门

宣传口

• 学术部
  • SRT 推送
    • 初衷：为了使得新入学的同学们快速了解科研和科创项目，SRT 是新同学与导师和与科研项目接触的重要途径，因此促进同学们对 SRT 项目的了解对院系科创尤为重要。
    • 负责人：宣传口副主席，学术部部长
    • 活动内容：
      • SRT 微沙龙：每年秋季学期初、春季学期初，开展 SRT 微沙龙活动，通过推送宣传并进行问卷报名，邀请学长和老师为新生讲解 SRT 项目，学推计划、星火计划等因材施教计划，大学生创新创业、国自然、北自然等资金支持计划，为参与同学答疑解惑。
      • SRT 汇总推送：每年秋季学期、春季学期汇总本学期工物系所有 SRT 计划并形成汇总介绍推送。
  • 科创推送：
  • 笔记推送：科协收集笔记
  • 科协活动推送
• 宣传部
  • 文艺设计与购置
  • 活动奖品购置
  • 科协路演
  • 设计科协文创，吉祥物

赛事口

• 常务部
  • 管理科协所有经费，包括赛事经费、赞助经费、系里的经费，与财务老师对接
  • 组织举办科创活动，如趣味竞赛和科创活动
  • 协助举办讲座、交流会和微沙龙
• 联络部
  • 负责与科创公司外联，获得公司支持与赞助
  • 负责与 X-lab 与 ICenter 联络创业项目
  • 负责联系北京和国家基金委

科创口

• 项目部
  • 负责管理挑战杯、全国星级赛事等赛事与项目报名与宣传
  • 负责管理学推、国家自然基金、星火计划、大创、SRT 等科创项目的申报
    • 挑战杯
      • 天格
      • 报基础科学，不要报信息技术
• 科创部
  • 负责 STEPS 俱乐部，以及因材施教计划
    • 等钱
  • 负责调研和获取国家科研基金
  • 与《科研认知与专题探究》结合

技术口

• 开发部
  • 负责科协新生骨干培训
  • 负责科协暑期培训(面向同学 latex typst、基础物理和量子场论笔记、工物系电子笔记征集 markdown、工物系大模型 GPT)
• 工程部
  • 管理科协服务器和 NAS 网盘，管理科协文档和成员信息
  • 管理科协器材，智能车

整理一个科协人员的信息表格

科协部门制度以及运行

招新制度

• 招新活动
  • 开展与学长交流会座谈会，交流科研流程和建议。
  • 办路演，小型比赛，招新等活动吸引同学。
  • 向周边同学宣传科研，以及加入科协的好处。
  • 开展科协新生培训，包括科研入门、科协文化等。

常务活动

• 科协常务会议制度
  • 定期举行科协常务会议，讨论科协的运行情况和未来规划。
  • 会议应有明确的议程，并做好会议记录。
  • 会议中应有各部长汇报工作进展，并讨论存在的问题及解决方案。
• 科协全体会议制度
  • 每学期至少举行一次科协全体会议，让所有成员了解科协的整体情况。
  • 全体会议可作为新成员的介绍会，同时也是表彰优秀成员的平台。
• 科协管理制度安排
  • 明确各部的职责和工作流程，确保科协的高效运行。
  • 建立考核机制，对成员的工作进行定期评估。
  • 设立激励机制，对表现突出的成员给予奖励。

其他重要制度规章

• 财务管理制度
  • 建立严格的财务管理流程，确保资金的合理使用和透明。
  • 定期进行财务审计，并向全体成员公开财务报告。
• 成员培训与发展
  • 定期为成员提供专业技能和领导力培训。
  • 设立成员发展计划，帮助成员实现个人职业目标。
• 项目管理制度
  • 对科协负责的项目进行严格的管理和监督，确保项目按时完成。
  • 建立项目评估机制，对项目的效果进行评估和反馈。
• 激励与表彰制度
  • 设立优秀成员、优秀部门等奖项，对表现突出的个人和团队进行表彰。
  • 定期举办表彰大会，激励成员的积极性和创造性。
• 信息管理制度：
  • 建立信息共享平台，确保信息的及时传递和有效沟通。
  • 保护成员的个人信息，防止信息泄露。

科协骨干选拔和培养制度

• 主席选拔：
  • 科协主席的选拔首先考虑现任副主席。如果副主席中有意愿并符合条件者，他们将参与主席的竞选。
  • 若现任副主席中无人参与主席的竞选，科协将考虑其他解决方案，比如从其他骨干成员中选拔或进行外部招聘。
  • 最终，由参选的副主席在工程物理系学生代表大会（学代会）中通过投票的方式选出新一任主席。
• 副主席选拔：
  • 工物系副主席一般从现任部长中选取，但也可以从表现优秀的部员中选拔。
  • 副主席的候选人由现任副主席亲自推免。如果推免的候选人超过两人，将由副主席们和主席共同组成主席团，通过投票的方式选出新任副主席。
• 部长选拔：
  • 部长的选拔由现任部长亲自推免。如果部门内有意愿并符合条件者，他们将被推荐为部长候选人。
  • 若候选人超过两名，最终人选将由部长和分管该部门的副主席联合决定。这可能涉及对候选人的面试、评估和讨论，以确定最合适的人选。
• 培养制度：
  • 科协应建立一套系统的骨干培养制度，包括定期的培训、工作坊、领导力发展项目等，以提升骨干成员的能力和素养。
  • 骨干成员应参与科协的日常管理和决策过程，通过实践学习领导和团队协作技能。
  • 科协还应鼓励骨干成员参与学术交流、行业会议等活动，以拓宽视野和增强专业能力。
• 绩效评估：
  • 定期对骨干成员进行绩效评估，以确保他们能够有效地履行职责，并为科协的发展做出贡献。
  • 评估结果可作为选拔和晋升的重要依据，同时也为骨干成员提供反馈和改进的机会。
• 继任计划：
  • 科协骨干应提前制定继任计划，确保在主席、副主席和部长等关键职位出现空缺时，能有合适的候选人及时接任。继任计划应包括对潜在候选人的识别、培养和准备，以确保科协的连续性和稳定性

教室预约规则

可使用资源

一教、二教、三教、四教、五教、六教、清华学堂、新水利馆、旧水利馆、理科楼、法律图书馆、文北楼、明理楼、技科楼、建华/经管新楼、舜德楼、主楼开放实验室的 校级公共教室及教学楼研讨间

南区地下 B112、B111、B226 三间多功能厅

展板、 LED 电子屏、 室外场地等校内活动资源。

其他资源（如报告厅、公共会议室等）可点击《清华大学学生课外活动场地资源手册（试用版）》 进行查阅。

申请说明

1. 学生清华平台可以申请由教务处注册中心统一管理的公用教室。申请教室的学生活动经过院系团委、学校组织和校团委审批后，由注册中心进行线上审批并分配教室 。 如申请教室，请勿同时申请学生活动室 。

2. 如对教室分配有偏好，请在教室借用申请界面【申请借用教室原因】处注明。教室借用情况可登陆info查询。

3. 多媒体教学设备会在借用教室的时间段内自动开锁，如遇到机柜锁未打开或不会操作等情况，请联系教室管理人员。

1. 如线上活动申请提示过期，或距离活动日期3天以内，可以填写《清华大学教室（学生）借用审批表》走线下流程 ，详情参见表格备注。
2. 法定节假日、校庆期间不借用教室。
3. 借用教室需认真遵守《清华大学教室管理规定》。自觉维护教室环境卫生，爱护教学设施及公共财产；保持教学区安静，控制活动音量。借用教室不能高声喧哗、唱歌跳舞、高声播放音视频等，不能在教室饮食，不能借用教室进行集体自习。遵守教室使用时间（7:00-22:00，考期 7:00-22:30），配合教室管理员工作。
4. 如有教室内拍摄需求，请在在线服务系统提交“新闻宣传拍摄许可申请”。
5. 如在教室中有放置宣传品需求，请在教室借用中标注，并附上宣传品图示及摆放方案，不附视为不放。教学楼内空间有限，请尽量避免放置展板、易拉宝等宣传品。

申请流程

提交申请

申请表格中所有列出的区域均为必填项，请认真填写：

1. 【主办方、协办方名称】 请准确填写，无协办方可填“无”；学生社团为活动主办方、协办方的，依照校团委社团部要求，需要 填写社团全名 ，如“清华大学学生次世代动漫社”；如果个人有需求申请学生活动室，主办方可填写“个人”；
2. 【一级审批部门】 的选择请按照以下原则：
   • 如果活动属于社团性质的，请选择【校团委社团部】；
   • 如果属于院系活动（以及个人名义申请的活动），请选择所在院系：本科生请选择所在院系[本]为后缀的选项（由院系团委审批），研究生及其它申请者请选择[研]为后缀的选项（由院系研团总支审批）；
   • 如果属于校团委各部门、艺术团、代表队、校学生会、研团研会等，请选择相应的审批部门（请勿选择校团委办公室为一级审批部门）；
   • 国际学生或接受国际学生学者中心指导的学生团体如需申请活动，请选择【国际学生学者中心】。
3. 【活动时间】一栏， 借用学生活动室请勿跨零点 ，否则会导致系统内部错误；
4. 【活动内容】一栏，请对活动进行简要的介绍；
5. 【是否申请教室/学生活动室/室外场地/展板/电子屏】等栏目，请按需求进行选择并填写相关信息，如选择申请教室，还需在下一步中填写借用教室的具体信息；
6. 【上传附件】一栏中，允许上传的附件类型为 Office 文件、PDF 文件、图片、压缩文件，单个文件最大10M。
7. 填写完整后点击【提交】按钮。

查看进度和结果

提交处理后，申请者可以随时在活动申请页面查看发起的申请状态、审批进度及审批结果。请仔细查看各级审批单位的 审批意见 ，根据提示到相应地点办理后续事项。

注意：活动信息为 逐级可见 ，无法跨级审批，即若 一级审批部门未通过，则后续部门无法看到该活动 。若有必要请自行提醒一级审批部门负责人及时审批。

如果活动被驳回，请根据驳回意见进行修改，重新 确认申请 。

大型活动

请注意：有下列情形之一的学生课外活动为 大型活动（含涉校外、涉境外活动） ，须进行大型活动申请 ，即通过清华大学在线服务系统-会议活动及场馆申请平台申请：

• 单次活动人数超过 400 人；学生组织或学生个人在线上举办的与清华大学相关、面对不特定对象、人数无法确定的活动。
• 使用校级场地或其他可容纳超过 400 人的室内场地；使用室外场地且需搭建舞台、展棚，或需使用发电机、大功率音箱，或需接电、接水、用气；使用室外运动场地举办非体育类的活动。
• 哲学、社会科学类讲座、论坛、沙龙等。
• 邀请具有重要身份、属于社会热点人员、港澳台籍、外籍等校外人士参与的活动；邀请其他校外人士参与且单次活动人数达到室内 400 人或室外 100 人的活动。
• 与校外单位合作举办，受校外单位邀请在校外开展，在校外开展具有较高安全风险，接受境外单位资助等涉校外、境外的活动。
• 申请 2 块及以上大型展板、20 块及以上小型展板或在重点区域设置宣传品。
• 学生组织在校内举办的募捐、义卖、义演等其他类型的大型活动。

学生组织或学生个人举办大型活动（含涉校外、涉境外活动），须至少提前七个工作日进行申请。申请者应按照要求如实完整提供相关信息，包括但不限于活动名称、活动规模、开展形式、嘉宾信息、安全预案、宣传材料等。大型活动如需通过学生清华平台申请资源，请在大型活动申请通过后进行资源申请，请在附件中附上大型活动申请通过的截图。

其他说明

1. 申请者需严格按照我校课外活动管理的相关规定进行申请并开展活动，凡违反相关规定的违纪行为，主管部门可视情节轻重给予相应违纪处罚。
2. 大型活动如有使用校管教室、树立展板等需求，需通过学生清华平台申请资源，请在大型活动申请通过后进行申请，在附件中附上大型活动申请通过的截图或审批单。
3. 如果对借用教室及活动资源申请仍有疑问，请联系校团委 311 办公室（焊接馆三楼）。咨询电话：010-62797505，010-62786244，办公时间：周一至周五，上午 8:00-12:00，下午 13:00-17:00。
4. 相关管理规定与表格下载： 《清华大学教室（学生）借用审批表》 《清华大学学生课外活动管理规定》 《清华大学教室管理规定》 《教室借用流程》 《清华大学校园内告示类宣传品管理办法实施细则》 《清华大学学生课外活动宣传管理办法》 《学生区活动备案流程、具体要求》 《学生课外活动申请与审批管理办法》
5. Instruction in English of the activity application platform

技术口

基本技能

需要熟练使用的工具

• github
• Cloudflare
• kaiser

mdbook网页部署

1. 完成本地的mdbook架构, 如下

Repository
│   .git
│   .gitignore
└───.github
│   └───workflows
│       │   deploy-github.yaml
│   book.toml
│   wrangler.toml
└───src
│   │   SUMMARY.md
│   │   main.md
│   └───data
│       │   ***.md
│       │   ...
│       └───...
└───book

可以通过git init与mdbook init命令辅助初始化工作, 也可以直接参考已有的项目(如本项目).

具体的mdbook书写与应用再次不做赘述, 可以参考mdbook中文文档.

.github/workflows/deploy-github.yaml文件内容如下, 无需更改即可使用:

name: Deploy

on:
  push:
    branches:
      - master

jobs:
  deploy:
    runs-on: ubuntu-latest
    name: Deploy
    steps:
      - uses: actions/checkout@v4
      - name: Setup mdBook
        uses: peaceiris/actions-mdbook@v2
        with:
          mdbook-version: "latest"
      - uses: supplypike/setup-bin@v4
        with:
          uri: "https://github.com/lzanini/mdbook-katex/releases/download/0.9.2-binaries/mdbook-katex-v0.9.2-x86_64-unknown-linux-gnu.tar.gz"
          name: "mdbook-katex"
          version: "0.9.2"
      - name: Deploy
        uses: cloudflare/wrangler-action@v3
        with:
          preCommands: mdbook build
          apiToken: ${{ secrets.CLOUDFLARE_API_TOKEN }}
          accountId: ${{ secrets.CLOUDFLARE_ACCOUNT_ID }}

book.toml文件内容如下, 需要部分修改:

[book]
title = "" #请在此补充mdbook的标题
description = "" #请在此补充mdbook的描述性文本
authors = ["", ""] #请在此补充作者
language = "zh-CN"
multilingual = false
src = "src"

[preprocessor.katex]
after = ["links"]
output = "htmlAndMathml"
pre-render = true
include-src = true

[preprocessor.toc]
command = "mdbook-toc"
renderer = ["html"]

[output.html]
git-repository-url = "" #请在此补充git仓库的链接(https://github.com/thudep/*)

[output.html.search]
boost-hierarchy = 2
boost-paragraph = 1
boost-title = 2
expand = true
heading-split-level = 2
limit-results = 20
use-boolean-and = true

wrangler.toml文件内容如下, 需要部分修改:

assets = { directory = "./book", not_found_handling = "404-page" }
compatibility_date = "" #请在此补充写作日期
name = "" #请在此补充网页名(不要使用大写字母)
workers_dev = false

.gitignore文件一般来说必须包含book, 本地mdbook构建出的book文件不需要上传至远程git仓库, 在workflows中会自动构建.

2. 在Cloudflare上创建token并填入github的仓库中

在Cloudflare中SAST of EP的Manage Account中选择Account API Tokens, 之后Create Token, 配置如下:

<Permisions>
Account - Workers Builds Configuration - Edit
Account - Cloudflare Pages - Resources
Account - Workers R2 Storage - Edit
Account - Workers Tail - Read
Account - Workers KV Storage - Edit
Account - Workers Scripts - Edit
Account - Account Settings - Read
Zone - Workers Routes - Edit

<Zone Resources>
Include - Specific zone - thudep.com

在创建完成后, 会显示Token, 请复制(不会再次显示), 在github的对应仓库中, 在Settings的Security的Secrets and variables的Actions中，点击New repository secret, 在Name处填入CLOUDFLARE_API_TOKEN, 在Secret处填入复制的Token。

3. 在Cloudflare中填入网站链接

成功运行仓库的Actions后，在Cloudflare的中SAST of EP的Compute(Workers)中选择Workers & Pages, 可以发现已经自动创建了对应的Worker, 进入该Worker后, 在Settings的Domains & Routes中点击+Add, 输入你的网站链接***.thudep.com.

知识库

• 高校运维一本通
• CS615 System Administration
• awesome-selfhosted

资产

服务

Docker Mirror

https://docker.thudep.com 是工物科协的 Docker 镜像源, 仅限校内访问.

域名

thudep.com

服务器

kaiser

kaiser 是住在 107A 活动室机柜里面的小主机, 操作系统为 Gentoo Debian .

heloise

heloise 位于天空工场, 南区学生活动中心地下, 是 adamanteye 购买的 DELL R630 服务器.

科创口

• 项目部
  • 负责管理挑战杯、全国星级赛事等赛事与项目报名与宣传
  • 负责管理学推、国家自然基金、星火计划、大创、SRT 等科创项目的申报
    • 挑战杯
      • 天格
      • 报基础科学，不要报信息技术
• 科创部
  • 负责 STEPS 俱乐部，以及因材施教计划
    • 等钱
  • 负责调研和获取国家科研基金
  • 与《科研认知与专题探究》结合

科协挑战杯策划

• 协助挑战杯项目参赛：答辩技能、写作技能、科研技能
• 谨慎考虑信息技术赛道，建议考虑基础科学。

科协因材施教方案与 STEPS 俱乐部

• 基于 STEPS 俱乐部建立因材施教计划——黄善仿
• 以旧 STEPS 和北辰计划作为参考
• 希望将因材施教计划与《科研认知与专业探究课程》结合
• 科研产出和科创演练为主要，经费支持为次要
  • 在工物科协立项，督促科研产出
  • 训练写作技能和答辩技能

科协与天格计划的关系

• 天格计划项目与科创工作结合，预留名额给天格科创
• 天格本质上是一个本科生很多的科研项目组
• 与天格合办科创活动

科创口副主席工作手册

前言

本手册仅供参考，任何事项都要按照学校、院系当年的安排，科协的情况，副主席自身的情况进行调整。

学校活动

无论什么活动，都记得及时向各年级群里宣传。

挑战杯

挑战杯有四个阶段：

1. 秋季学期末院系初审。
2. 春季学期初（前两周）院系复审。
3. 学校函评。每个赛道十几个作品进入答辩。今年团校时有一个挑战杯问卷，之后可能会据此修改函评规则，还请以实际情况为准。
4. 学校答辩。往年是第七周周末，如果选手问起可以如此回复。

后两个阶段，我们负责填表交给学校、给同学们发通知。以下主要介绍前两阶段的任务。

院系初审

这个部分没有筛选，只是收集材料。

学校会给一个推荐 ddl，可以就按照学校的来定院系的 ddl。不过理论上复审之前都是能交的（实际上也都是这么执行的，因为工物系项目少，多一个项目不容易）。

初审的时候应当给同学反馈意见，可以类似新生调研赛，选取相关方向的老师，给老师发邮件，让其给出修改意见。选手有一个寒假的时间进行修改。

院系复审

复审的基本形式是答辩，请相关方向的老师来打分，选出 6 个作品。主要有几项任务：

1. 邀请老师。在工物系名单里找相关方向的老师，可以优先考虑之前经常参与科协活动的老师（可以在科协邮箱里搜索，看看老师和科协的互动记录）。
2. 设计打分表。
3. 预约教室。刘卿楼 110 可以在刘卿楼一楼保安室填表预约，比较快捷，是临时预约的好方法。不过尽量还是提前从学校系统预约（有一个很搞笑的事情，假期和学期刚开始的时候教室申请系统开放的天数很少，所以没法提前比较久预约）。
4. 回收打分表，统计分数。注意留存打分结果，今年学校特意提醒了（应该是怕有同学质疑结果）。

挑战杯文件里提到：

各院系应设立评审委员会，原则上至少包括主管科研的副院长(副系主任)、3名在职教师或研究员、2名大四及以上的学生代表，由副院长(副系主任)任评审委员会主任。院系评审委员会通过审看参赛作品及其演示、对作者进行问辩等形式，确定进入校级终审作品名单。

虽然之前学校一直未对评委数量进行审查，但无论是出于公平性还是责任感，或者是应对学校新增的审查，应当尽早邀请老师，并且应当邀请足够多的老师。2023 年未邀请老师，仅邀请 1 名学长。2024 年提前两周发了 4 封，提前 1 周发了 5 封，最终只邀请到 2 名老师。有如下经验教训：

1. 可以让每个选手推荐一名指导老师之外的同方向老师作为评委，使得最好有一个评委了解选手的项目。
2. 在此基础上再选择一些老师，不要局限于“邀请和同学们方向一致的老师”，这样会使得邀请名单上老师很少。
3. 尽早邀请老师，而且一定要留有余量，开学阶段老师可能临时有各种各样的事情。比如如果要保证至少 4 名老师来，最好发出十几封邮件，有六七个老师同意。

团体作品

我不清楚，没搞过。我只知道团体作品不是在院系这边提交，是分开的赛道。另外 iCenter 也是一个挑战杯申报渠道，请副主席在挑战杯报名阶段仔细阅读相关推送。

学推

报名

学推的报名流程类似挑战杯全流程的简化版。要求院系汇总材料，之后向学校提供材料和院系推荐顺序。

该顺序是项目评级的重要参考（根据 2024 年的实际情况来看，并不是“重要参考”，而是“决定因素”，学校非常偷懒。不过实际上看到这里的副主席也大概能感觉到，对个位数项目评分就如此艰难，短期内对全校上百个项目评分将是更加艰巨的任务）。评级决定项目资助金额（2024 年削了很多，之前一直是 A、B、C 类对应 5、2、0.5 万），以及项目负责人是否能够有申请北自然的资格（也有其他获取资格的途径），因此评级挺重要的。

同挑战杯，也应当尽早邀请足够数量的老师，进行答辩或者函评，并且保存好评分结果。2023 年工物系无学推项目，2024 年用的是函评的方法。

跟进

按照《清华大学大学生学术研究推进计划实施办法》，之后我们要做的只是结项验收的时候收集结题报告，提交给学校（这步我没参与过，可能有误）。

但是，为了方便同学们推进项目，科协还是要做一些事情的。

学推经费是发到院系的，一般是学生组组长的账户（学校在发放经费之前会先统计认领经费的老师的信息），由院系财务老师进行报销。相比之下，SRT 和大创的经费是拨款到指导老师账户的，因此不需要科协做什么。建议科协与院系财务老师沟通，将财务报销的方法和注意事项统一发布给报名学推的同学们，减少沟通负担。

学推经费会分两批拨款，第一批 60%，根据第一批的使用情况，会进行第二批的补充。要注意的是，根据 2023 年学推的经验，这里的“使用情况”是整个院系的使用情况，学校那边是将院系所有项目视为一个整体的。不过是否要就这一点向同学们进行说明，见仁见智吧，否则有些同学可能就不急着花经费，寄希望于其他同学花够，从而获取足够的第二批拨款。

另外既然学推经费是发到院系的，所以学校那边并不会关注每个项目的报销是否超额度，这是有院系内部的操作空间的。比如 A 项目经费花不完，B 项目经费稍微超出，A、B项目整体是在额度之内，这种操作也是可以实现的。具体看财务老师的想法。

院系项目

工物系目前还没有过院系项目。但是编者曾经主导了未央书院的院系项目，并且在追光论坛上听过其他院系项目的报告，因此在此写下一些心得。

首先说明院系项目和普通项目的不同点：

1. 院系项目每个院系仅能有一个，个人项目可以有多个。
2. 院系项目资助额度高，校团委最多支持 10 万元，并且推荐院系按照 1:1 追加资助额度（虽然实际上大概率没有）。
3. 院系项目的负责人必须是团委书记、科创辅导员等，而不是学生（虽然实际上这些负责人不怎么参与项目）。
4. 院系项目有开题答辩，并且有一定的淘汰率（2023 年是接近一半），未通过的院系项目会变成个人项目。

目前我所知道的院系项目主要有三种形式：

1. 和个人项目一样，由同学们设计和立项，从报名院系项目的项目中选一个申报到学校。
2. 由老师设计和立项，发广告招学生来干。
3. 改为以十万元资助多个项目，这些项目有一个共同的主题，探索一个大方向的多个具体问题，以此进行开题和结题答辩。2023 年计算机系就是这么做的，作为典范在追光论坛上进行分享。如果按照这个思路，则院系项目可以与 STEP 俱乐部（或其他项目）结合，作为资金来源而存在。

这其中都需要科协的运作。第一种形式只需要发布公告即可（不过大概率没人报），后两者则需要科协设计、沟通、深度参与。

不过无论哪种思路，都有一个重要问题，三月中旬学推开始报名，五一前后进行院系项目答辩，年底结项（实际上十二月之前就基本上截止报销了），因此时间是很紧张的（短短的半年间还有一次期末考、一次期中考），要完成一个十万的大项目并不是容易的事情。所以要提早设计规划，并且保证项目难度不要过高（可以咨询相关老师），五一答辩之后立马开干，尽可能保证项目质量。

闯世界计划

闯世界计划每年三四月份报名，学生自己提交，理论上没有科协什么事，不过科协可以：

1. 建立讨论群。
2. 组织统一收取材料交给学生组组长签字，方便大家。

星火计划

星火计划每年年底报名，科协负责收集材料交给学校。

三月份还有一次补录，这次是学生自己提交材料。

院系活动

SRT

秋季学期和春季学期开始 SRT 申报时，需要发一篇推送，整理工物系和核研院的所有项目（历年惯例）。

同时准备一场 SRT 微沙龙，请一些经验丰富的学长，为低年级学生答疑解惑（去年新增，可以进行进一步创新）：

1. 为什么要参加 SRT？
2. 参加 SRT 能够收获什么？
3. 如何安排参与 SRT 和其他事情的时间？
4. SRT 和后续的各种科创活动怎么衔接？

一些 2023年策划 SRT 微沙龙时的笔记：

思路：

1. 看看工物系以前有没有 SRT 沙龙，或者类似沙龙。
2. 看看其他院系和乐学有没有 SRT 沙龙，或者类似沙龙。
3. 学习下找到的资料的 ppt 排版和活动策划。

参考：

1. 工物科协招新 | 科创与社工并存 (qq.com)。这里有往届SRT微沙龙照片。
2. 新生班主任 | 续本达：路虽坎坷，却会是最好的安排 (qq.com)。续本达寄语：本科阶段的SRT经历，也让老师感觉到，SRT相当于给大家一个试错的机会：认真地尝试之后，自己可以给出一个答案——**这里边的科学目标、科学方法、学科特点到底能不能把你点燃？今后的职业你要不要做科学研究？如果做科学研究的话，你想做哪个方向？**对于这几个问题，如果我们在本科阶段就有一个很明确的答案，对未来的帮助会非常显著。
3. 新生班主任 | 余纲林：管好自己，全面发展 (qq.com)。余纲林寄语：**每个同学都有自己的特长，适合不同的专业学科方向。**但是现在可以先不完全确定下来，可以在前三年时间慢慢观察自己，也可以尝试做一做SRT，看看自己适合做什么。比如有的同学适合做硬件；有的同学喜欢编程，适合做软件；还有的同学适合搞宣传……我们作为理工科的学生，甚至也可以往文科方向去发展。但是这件事还早，大家可以慢慢来，总归是有各种各样的选择的，现在可以先从学习开始着手。
4. 水利创新大赛丨SRT项目信息与队长招募 (qq.com)。可以参考下对srt的介绍。不过我感觉完全可以直接去srt官网抄。
5. 秋季学期SRT报名正式启动！(qq.com)。也是，可以抄抄介绍。
6. SRT秋季学期报名开始啦 (qq.com)。可以整一个常见问题解答栏目。

这一次是比较失败的，因为种种原因没用借到场地，导致变成了几个学长学姐和一群学弟学妹在刘卿楼二楼摸黑尬黑，不过实际结果还不错，甚至以此为开始培养了一位副主席（

STEP 俱乐部

我不到啊，没做过，老师在摸、主席也在摸。

总之如果要重启这个项目的话，首先要整出来一版培养方案。可以参考下学校的星火计划和未央的北辰计划。

最后一届 STEP 俱乐部的负责人是 0 字班的陈毅麟学长，微信号是 cyl18965330919。

2024 年上任的温欣洋主席加过他的微信进行询问。

有问题可以咨询以上两位学长。或者翻阅公众号里的相关推送。

其他

可以考虑定期开办讲座、微沙龙等。

科创口内部

1. 写邮件、发推送等任务是比较适合交给组员的，不需要太多技术，并且可以熟悉科创口的工作。
2. 邮件模板和推送模板可以在科协邮箱和秀米团队中找到。
3. 填表任务也可以适当交给组员，但是相比写邮件、发推送是比较深入的工作，需要多次对接，可以用于培养接班人。
4. 可以考虑定期开展团建活动。

附录

约教室方法

首先访问学生清华网页端（https://student.tsinghua.edu.cn/）。在页面上方点击“普通活动申请”，进入清华大学学生活动申请平台（https://oa.student.tsinghua.edu.cn/f/twbgzx/common/index）。

使用自己的学号和密码登录。左侧“待审批活动”那一栏的右侧点击“申请活动”，填写活动相关信息。如果选择“是否申请教室/研讨间”，则提交之后进入申请教室页面，填写对教室的需求。

审批首先经过院系审核，之后学校分配教室。院系审核可能很慢，可以及时联系主席催促审核老师。

2024年9月10日编写：孙乐然

2024年9月13日第一次修订：孙乐然，增加“约教室方法”部分。

2024年11月20日第二次修订：孙乐然，修改了一些错别字，增加了一点内容。

科协的宣传工作

• 科协的吉祥物设计
• 科协的宣传平台的持续运营
• 天工物华、天格计划、JUNO 和清年科创等全国、跨校、校级平台转推

报销总览

报销单元是打印的纸质材料及 Excel 电子表格，是向系里提交时的最小单元。

一个报销单元包含以下内容：

• 学生活动经费使用说明（需打印）
• 若干张发票及附属订单，流水，合同等（需打印）
• Excel 电子表格，列明费用和报销收款人 （不打印）

酒店住宿

开具普通电子发票，以及加盖酒店发票专用章的流水单。

流水单上需要包含入住人，到店，离店的日期，与发票对应。

电费报销

正常交电费只能交自己的房间，如果要给活动室交电费，需要「代收电费」。即前往 C 楼学生公寓服务总台进行付款。

因为电费是支付给校内，所以不开发票，而是开「清华大学校内结算凭证」，包含以下信息：

• 交款单位：「工程物理系」
• 收费项目名称：「紫荆 10 号楼 107 室代收电费」
• 盖章：「清华大学结算财务专用章」

这样一张结算凭证相当于发票，可以用于报销，流程上与其他材料没有区别。

技巧

报销单元多大为好

夹心老师提到，「一个单元有 5 到 6 张发票就差不多了，再多的话财务会不想看」。

财务不想看的后果是拖慢报销的速度。

瓶颈不在财务

向系里报销的过程中，流程大概是这样

1. 系财务老师从学生处收集报销材料，审核报销材料，提交到校内财务系统
2. 主管学生工作的系党委副书记可以从财务系统审核学生活动经费的使用，审核通过后流程继续
3. 校财务看完材料后，打款给报销人或者公对公转账

系党委副书记是往往是流程的瓶颈，需要催促。

要不要签合同

如果要求商家接受公对公汇款，大多数情况下对方会掏出一张合同。但注意，如果签合同，学校审核合同的流程非常之长。因此最好跟商家说不要合同，大多数情况下对方也会同意。

单价低于一千

学校规定，对于单价（含税）超过 1000￥ 的购买，需要建账，建账流程也是非常繁琐，如果能不建账就不建账。

但实际中，这种情况有可能难以避免，例如一次买硬盘，单价（含税）刚好多了 20￥，解决办法是让商家单列一项「信息技术服务费」，此消彼长，把硬盘单价（含税）降了下去。

运维相关采购

硬盘

对于大牌硬盘，Project_UHD_v1.0_Release 是一个不错的资源。

磁带

因为续老师用的是 IBM 磁带机，采购 IBM LTO-8 比较好。在 2024-11-14 询价时，单价是 360 ￥，续老师听了似乎吃惊于价格之低。

磁带要贴标签使用，标签本身不贵，可以要求店铺送一些标签。

可用店铺

用电和计费

学生用电标准 0.5103￥/度，长期不变。电表每半小时联网抄表一次，可以要求学生公寓总台服务人员提供电表读数。

2024-11-26，查询紫荆 10 号楼 107 室在过去一周的用电情况，发现功率为 0.1890 度/时。

作为对比，一个正常学生宿舍的冬季用电约为 14-16 度/人月

科协的服务器等用电功率可以定为 0.09864 度/时左右。

科协经费管理

科协建账资产：

• 十台智能车
• CAT 服务器（包括内置）
• MI100 显卡
• 科协活动室 107a 主机

经费周期：

• 每年年底进行赛课结合经费申报，第二年获得赛课结合奖金
• 每年春季学期申请赛事分级经费，与第二年春季拨款
• 每年年底需要花完当年年初申请的赛课结合经费以及赛事分级经费

经费分类：

• 赛课结合经费
  • 提供智能车大赛、新生调研赛、新生 C 语言、辐射成像大赛奖金
  • 用于购置科协奖品、科协办公设备和文创（优先）
  • 购置科协设备
• 赛事分级经费
  • 属于国库经费不能用来作为奖金只能用来购买设备
  • 购置智能车大赛硬件设备
  • 购置科协设备
• 工物系教师赛事经费申请
  • 续本达老师申请赛事经费用于 Ghost Hunter 奖金
  • 由负责智能车大赛的老师申请经费用于智能车大赛
• 工物系经费
  • 在赛课结合经费耗尽的前提下，提供智能车大赛、新生调研赛、新生C语言、辐射成像大赛奖金