报销总览
报销单元是打印的纸质材料及 Excel 电子表格，是向系里提交时的最小单元。
一个报销单元包含以下内容：
- 学生活动经费使用说明（需打印）
- 若干张发票及附属订单，流水，合同等（需打印）
- Excel 电子表格，列明费用和报销收款人 （不打印）
酒店住宿
开具普通电子发票，以及加盖酒店发票专用章的流水单。
流水单上需要包含入住人，到店，离店的日期，与发票对应。
电费报销
正常交电费只能交自己的房间，如果要给活动室交电费，需要「代收电费」。即前往 C 楼学生公寓服务总台进行付款。
因为电费是支付给校内，所以不开发票，而是开「清华大学校内结算凭证」，包含以下信息：
- 交款单位：「工程物理系」
- 收费项目名称：「紫荆 10 号楼 107 室代收电费」
- 盖章：「清华大学结算财务专用章」
这样一张结算凭证相当于发票，可以用于报销，流程上与其他材料没有区别。
技巧
报销单元多大为好
夹心老师提到，「一个单元有 5 到 6 张发票就差不多了，再多的话财务会不想看」。
财务不想看的后果是拖慢报销的速度。
瓶颈不在财务
向系里报销的过程中，流程大概是这样
- 系财务老师从学生处收集报销材料，审核报销材料，提交到校内财务系统
- 主管学生工作的系党委副书记可以从财务系统审核学生活动经费的使用，审核通过后流程继续
- 校财务看完材料后，打款给报销人或者公对公转账
系党委副书记是往往是流程的瓶颈，需要催促。
要不要签合同
如果要求商家接受公对公汇款，大多数情况下对方会掏出一张合同。但注意，如果签合同，学校审核合同的流程非常之长。因此最好跟商家说不要合同，大多数情况下对方也会同意。
单价低于一千
学校规定，对于单价（含税）超过 1000￥ 的购买，需要建账，建账流程也是非常繁琐，如果能不建账就不建账。
但实际中，这种情况有可能难以避免，例如一次买硬盘，单价（含税）刚好多了 20￥，解决办法是让商家单列一项「信息技术服务费」，此消彼长，把硬盘单价（含税）降了下去。